Organizzare eventi e matrimoni

L’organizzazione di eventi si sta sempre più diffondendo e con lei il numero di persone che vorrebbe fare di questa attività una professione. L’attrazione per questo settore deriva dall’immagine offerta dagli eventi stessi – briosi, divertenti, creativi, festaioli – e dall’apparente facilità con cui si può accedere al ruolo di “organizzatore”.

Quello però che molti ignorano è l’origine di quella che non è una moda, ma una precisa leva di marketing inserita in un ancor più preciso piano di comunicazione. Gli eventi sono nati per favorire il contatto diretto tra azienda e pubblico, dove per pubblico si intende un preciso target, che grazie all’esperienza evento può toccare con mano non solo i prodotti o i servizi offerti, ma anche respirare il carattere e i valori di un brand.

Per questo motivo, un evento deve rispecchiare in ogni dettaglio l’anima dell’azienda per la quale è organizzato: dal servizio guardaroba fino al sapone utilizzato nelle toilette, tutto deve esprimere la filosofia aziendale, far vivere i suoi colori, le sue idee, la sua essenza.

Gli eventi sono studiati e strutturati, quindi, in base ad un progetto più ampio, di conseguenza diventa fondamentale per chi li organizza conoscere quello che si cela dietro all’evento: la storia dell’azienda, i suoi prodotti, le analisi di mercato, il motivo che richiede l’organizzazione dell’evento (l’anniversario della fondazione? La sponsorizzazione di un evento sportivo? Una donazione ad un ente benefico? L’inaugurazione di una nuova linea o punto vendita?). Questo permette di calibrare scelte, toni e lista di invitati, senza vanificare l’impiego del budget con l’organizzazione di un evento lontano anni luci dall’immagine che l’azienda vuole trasmettere di sé.

Da quello che si è detto fin qui, appare chiaro che almeno delle basi di marketing sono necessarie per poter affrontare serenamente l’organizzazione di un evento (anche se serena in realtà non lo è mai, con tutti gli imprevisti che inevitabilmente si susseguono!), proprio per essere in grado di avere una visione globale del compito che si andrà a svolgere. Molte università prestigiose si sono accorte della necessità di ridare importanza ad un aspetto di marketing che stava scivolando verso lidi troppo improvvisati e hanno inserito corsi ad hoc per far si che si possano apprendere tecniche e capacità da sfruttare nel contesto che stiamo analizzando.

Titoli a parte, per organizzare eventi sono necessarie doti personali ben definite e sfaccettate. Prima di tutto la capacità di avere una visione globale di una data situazione. Quando si organizza un evento gli aspetti da gestire e monitorare sono davvero tanti e ognuna deve incastrarsi alla perfezione con le altre. Qualche esempio? Trovare la location, seguire l’attività promozionale e di ufficio stampa, scegliere i fornitori (catering, luci, hostess, trasporti, hotel, arredi, assicurazioni, stampa, gadget, intrattenimento ecc), valutare ogni possibile piano b, rendicontare spese e fatture, assicurarsi che le persone, effettivamente, partecipino, essere disponibili sul luogo dell’evento e risolvere ogni possibile imprevisto, occuparsi del disallestimento e riconsegnare la location così com’era stata affittata. Tutto questo non va visto come delle azioni da compiere in successione, è un lavoro da svolgere contemporaneamente e sono aspetti da portare avanti in modo coordinato.

In secondo luogo, la creatività deve andare di pari passo con la concretezza. Un evento deve essere accattivante, attirare l’attenzione, stupire alle volte, ma la proposta dell’organizzatore deve comunque essere attuabile, sia da un punto di vista tecnico che economico. Inutile proporre la presenza di un testimonial famoso se il budget messo a disposizione non consente di affrontare il suo cachet. Meglio trovare altre idee e sfruttare altri canali per far si che si parli a lungo dell’evento.

Una delle cose più importanti è avere una buona capacità di resistere allo stress. Durante l’organizzazione sono tanti i tasselli da incastrare, le lungaggini si accompagnano a fornitori che

danno forfait, materiali che non si riescono a reperire, clienti scorbutici che stanno con il fiato sul collo. Un evento non è ripetibile, si va in scena e quella deve essere la volta buona. Di conseguenza le aspettative, che si tratti di una sfilata o di una serata di beneficenza, sono sempre tante e molto elevate. E se qualcosa va storto, indovinate di chi è la colpa?

Organizzare un evento significa gestire denaro appartenente ad altri, si è quindi chiamati ad essere onesti, professionali ed efficaci. Questo vale anche per l’ultima big thing del mondo degli eventi: il matrimonio. I wedding planner prolificano e sono tante le coppie che sono tentate di assumerne uno per togliersi il peso dell’organizzazione del loro grande giorno (se volete un consiglio, ecco Valeria: un’ottima wedding planner di Brescia e Verona). La speranza è che le coppie si mettano nella mani di persone capaci, con un’esperienza solida e concreta alla spalle, perché per essere un buon wedding planner non basta amare il bon ton o conoscere il galateo: si sta organizzando un evento per due persone che lo stanno immaginando da un vita, siete sicuri di essere all’altezza dei loro sogni? Prima di buttarvi a capofitto in una professione così delicata pensateci bene, nessun direttore marketing arrabbiato sarà spaventoso tanto quanto una sposa infuriata!

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